Boa prática do Judiciário acreano tem modernizado a gestão documental com foco na inclusão produtiva e sustentabilidade

Ana Lídia Paolino é uma das estagiárias do projeto “Memória, História e Transformação Social”. Quando perguntada sobre seu serviço, descreveu: “Todo dia a gente vai aperfeiçoando o trabalho, desenvolvendo técnicas sobre coisas que a gente não conhecia e à medida que está passando o tempo, estamos criando amor pelo o que a gente faz. Nós sabemos que temos uma responsabilidade muito grande em nossas mãos, então fazemos com muito cuidado, muita atenção e muito carinho para que tudo saia perfeito”.

O trabalho que ela se refere é a gestão documental, missão que é baseada em uma ciência: a arquivologia. A organização e preservação dos documentos servem para proteger a memória histórica dos arquivos. Paralelo a isso, há ainda o descarte correto de todo esse papel digitalizado e daqueles que cumprem a tabela de temporalidade. Etapa que é realizada priorizando o compromisso com a sustentabilidade.

Com esse projeto, o Tribunal de Justiça do Acre (TJAC) uniu uma rotina administrativa com a oportunidade de ressocialização, através da empregabilidade gerada pelas vagas de estágio para mulheres que estão cumprindo pena no regime aberto ou semiaberto. O tratamento técnico de acervos documentais acumulados se tornou o caminho para a inclusão produtiva e educacional.

Mikaelly Carvalho explica com suas palavras o estigma de ter sido presa: “Esse projeto trouxe bastante oportunidades para gente. As portas se fecharam quando a gente saiu do sistema. Aonde procurei trabalho, quando viam a tornozeleira, as portas se fecharam, por isso a gente agradece à Deus, primeiramente, mas depois ao Tribunal por ter dado essa oportunidade. Aqui podemos mostrar que vamos mudar e por isso agarramos essa chance com unhas e dentes, para poder dar um futuro melhor para os nossos filhos, conseguir as nossas coisas, o nosso próprio dinheiro pelo nosso suor”.

Quando as portas se fecham, a punição é perpetuada além das grades. O preconceito e rótulos negativos resultam em exclusão social e grandes dificuldades para recomeçar a vida. Romper essa barreira é favorecer a transformação social.

Manda pro arquivo

Todo esse trabalho é orquestrado pelo arquivista do TJAC Leandreson da Cunha, juntamente com a coordenadora de Gestão de Memória e Arquivos, Ana Lúcia Cunha, autora do projeto e a presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental, juíza Zenice Mota. Eles coordenam o fluxo de eliminação de documentos e rotinas de ações diárias das estagiárias.

Empossado no TJAC em outubro de 2025, o servidor explica a gestão documental: “As diretorias dos foros das Comarcas realizam os procedimentos de seleção dos processos aptos à eliminação, com apoio da equipe de gestão de documentos. A listagem é encaminhada para avaliação do arquivista, que verifica a tabela de temporalidade. Posteriormente, essa é submetida à autoridade competente para aprovação e assinatura. Em seguida, elabora-se o edital de ciência de eliminação de documentos para dar publicidade e transparência, passado o tempo de 45 dias, inicia-se as retiradas das peças processuais”.

Todos esses documentos físicos são transferidos para a capital. Na estação de trabalho organizada no Fórum Criminal, situado na Cidade da Justiça de Rio Branco. Então, as estagiárias começam a retirada de grampos e clips enferrujados, bem como a retirada das peças secundárias dos processos.

São preservadas as seguintes peças processuais: Petições Iniciais, Termo de Conciliações, Sentenças, Decisões, Acórdãos – conforme o artigo 30, inciso II da Resolução CNJ n° 324/2020. Essas peças permanentes vão para caixas separadas, pois em seguida vão passar por higienização, onde são retiradas sujidades e ferragens que possam danificar o scanner.

Então, são registrados todos os metadados das peças permanentes para a devida organização, recuperação e consulta futura desses processos. Assim, o conteúdo digitalizado forma um repositório arquivístico, disponibilizado para as comarcas de origem.

Mais de uma tonelada de papel descartada com responsabilidade social e ambiental no Acre

Hoje em dia, o TJAC modernizou suas rotinas e houve uma redução drástica no consumo de papel. De acordo com o Relatório de Desempenho do Plano de Logística e Sustentabilidade (PLS) de 2025, o consumo de papel reduziu 78,8% em relação ao ano de 2019. Contudo, o trabalho da Comissão Permanente de Avaliação Documental trabalha com um volume gerado pelas práticas do passado.

Uma das etapas é triturar as peças processuais que serão descartadas, para a garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. Após a fragmentação, os papéis picados são colocados em sacos de lixo e encaminhados para cooperativa Catar.

Em dois anos de funcionamento do projeto, 14 comarcas foram alcançadas e ocorreu 100% da publicação de editais. Apenas no ano de 2025, foram descartados 1.133,45 quilos de papel. Essa mais de uma tonelada foi destinada à cooperativa Catar.

No entanto, os bastidores dessa cadeia produtiva estão compostos por muitas variáveis, desde o diálogo com diferentes equipes, logística e checagens até a adesão ao módulo de gestão documental no SEI, o qual automatizou o ciclo de vida dos documentos públicos.

O TJAC aderiu ao módulo de gestão documental, junto ao Ministério da Ciência e Tecnologia. Essa inovação é um aprimoramento institucional e a atualização permite a correta classificação dos documentos, automatização da contagem do tempo de guarda dos processos, indicação do que é permanente e descartável, bem como a criação da lista de descarte, otimizando o fluxo que existia.

Além disso, os resultados indiretos da iniciativa são a preservação do meio ambiente, fomento da reciclagem e com isso a manutenção de postos de trabalho e a integração de cooperativas dedicadas à reutilização e à reciclagem de resíduos.

Transformação social

O secretário-geral do TJAC, Júnior Martins, reforça o propósito da boa prática: “Mais do que uma preocupação com papel, guardar papel, reduzir consumo de papel, construir arquivos – nós estamos pensando em pessoas. Esse projeto tem uma essência diferente. O papel é importante, aquilo que é história vai se transformar em dados, mas e o restante? Nós internalizamos para que o funcionamento fosse similar a uma estrutura fabril, vamos dizer assim, porque o processo físico chega e segue as etapas, conforme a estrutura adequada. Por isso, é um projeto que tende a crescer”.

Atualmente, o projeto conta com oito estagiárias, alunas do nível médio por meio da Educação de Jovens e Adultos (EJA). Elas voltaram a estudar para poder estagiar. Assim, a combinação do aprendizado do estágio supervisionado com a gestão documental gerou resultados simultâneos: organização do acervo, eliminação documental regular, ganho de espaço físico, melhoria da rastreabilidade das informações, capacitação técnica, retorno ao sistema educacional e conclusão do nível médio por parte das participantes.

A juíza auxiliar da Presidência, Zenice Cardoso, enfatizou que a intenção é ampliar a oferta de bolsas e incluir vagas para o nível graduação: “A gente acredita no potencial de multiplicação desse projeto. Queremos que nossas Anas, nossas Marias… possam ter oportunidades de trabalho, em todas as entidades públicas, porque são mulheres, são mães que estão acessando algo que não sonhavam quando saíram do sistema prisional. É um projeto simples, que pode ser replicado em todas as instituições, uma vez que todos possuem essa obrigação de cuidar da memória”.

Fotos: Miriane Teles e Wellington Vidal *estagiário sob supervisão/Secom TJAC

Fonte: Tribunal de Justiça – AC